Confira 4 dicas para escolher uma empresa de arquivo morto!
As empresas cada vez mais precisam guardar os documentos de seus setores, como os arquivos fiscais, contábeis,
departamento pessoal, dentre outros. O maior desafio é não deixar que eles deteriorem, se percam ou extraviem, pois a maior parte dos arquivos deve ser mantida na empresa até 30 anos ou por tempo indeterminado.
Diante disso, muitas organizações estão optando pela contratação de uma empresa de arquivo morto para realizar esse trabalho. Assim, é possível garantir a integridade dos documentos e economizar o tempo dos colaboradores.
Sua empresa passa por essa situação? Então, continue a leitura e confira algumas dicas que vão ajudar você a não errar na contratação de uma terceirizada!
Entenda o que faz uma empresa de arquivo morto
Essas empresas têm colaboradores especializados que fazem o trabalho de organização dos documentos de forma segura e sigilosa. O armazenamento é feito em locais apropriados e todos os arquivos são gerenciados conforme previsão legal.
Além de contratar um prestador de serviço especializado para realizar a guarda de seus documentos físicos, você pode planejar que o armazenamento seja digital. Essa opção é feita por meio da
digitalização de documentos, que serão mantidos no sistema de gestão. Assim, você vai ter acesso aos arquivos no seu escritório para caso precise realizar uma consulta.
Agora que já sabe como funciona uma empresa de arquivo morto, conheça algumas dicas para escolher o prestador de serviços ideal!
1. Verifique a reputação da empresa
Como visto acima, você não pode errar na contratação desse parceiro, já que ele vai lidar com os documentos mais importantes de sua organização. Então, verifique a reputação e a credibilidade da empresa no mercado, e consulte sua cartela de clientes. Além disso, solicite que seus documentos só possam ser acessíveis a pessoas devidamente autorizadas.
2. Conheça o sistema de rastreamento
Outro ponto importante é checar se essa terceirizada tem um
sistema de rastreamento dos seus arquivos, caso você precise de algum documento rápido. Geralmente você tem acesso a esse sistema, que é simples e intuitivo.
3. Verifique os cuidados tomados com os documentos
É necessário que você pesquise sobre como as empresas prezam pela integridade dos documentos, ou seja, qual o cuidado que esse parceiro utiliza para evitar que os arquivos deteriorem com o passar do tempo. Procure também saber se essa empresa adota medidas preventivas contra roubos, perdas, incêndios, inundações, pragas, mofos, dentre outros.
4. Confira o atendimento e a flexibilidade da contratação
Outro ponto bastante relevante é o atendimento. Selecione alguns colaboradores para atender a sua empresa e confira suas qualificações para realizar esse trabalho, se são cordiais e se o suporte atende as suas demandas.
Já a flexibilização na contratação também deve existir, pois, com o passar do tempo, a sua empresa vai crescer e suas necessidades vão mudar. Com isso, o seu plano deve ajustar-se a novas soluções que atendam a suas demandas e tenham valores acessíveis.
Como destacado anteriormente, é importante contratar uma empresa de arquivo morto que tenha credibilidade no mercado para garantir maior segurança no armazenamento de arquivos. Afinal, alguns documentos devem ser mantidos na empresa por um bom tempo.
Agora que você sabe o que precisa verificar antes de contratar uma um parceiro para essa atividade, entre em
contato com conosco. Você pode conversar com um de nossos especialistas e conhecer as nossas soluções!
