Descubra o que diz a lei da digitalização de documentos

O uso de arquivos eletrônicos demonstrou ser grande aliado na gestão empresarial. Até o ano de 2012, no entanto, a lacuna legislativa acerca do tema criou grande insegurança nos administradores, que desconheciam as implicações legais da virtualização. Nesse contexto, surgiu a Lei 12.682/12, conhecida como lei da digitalização de documentos. Tendo em vista a importância de conhecer as implicações práticas da norma para adaptar a atuação da empresa, elencamos alguns esclarecimentos sobre a lei da digitalização. Não deixe de conferir!

Quais são os objetivos da lei da digitalização?

A lei da digitalização de documentos, conforme já introduzido por este artigo, adveio da necessidade de criar limites e de introduzir noções jurídicas acerca do uso de documentos na forma eletrônica. Para tanto, importou-se em definir alguns efeitos legais para instituições públicas e privadas e, em breves artigos, estabelecer modos de assegurar a validade jurídica desses arquivos perante autoridades do Estado.

Quais são os principais pontos abordados pela lei?

Um dos tópicos mais importantes abordados pela Lei 12.682/12 é a permissão para a digitalização dos documentos por instituições privadas. A autorização, incluída recentemente pela Medida Provisória Nº 88/2019, observa a prévia admissão pelo próprio Código de Processo Civil do direito de ter reconhecido como válido os documentos digitais para fins de direito. O texto legal, no entanto, também estabelece a utilização de certificados digitais expedidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP - Brasil) para a conversão virtual, elencando algumas condições para garantir a autenticidade dos arquivos.

O que mudou na preservação de documentos físicos?

Estabelecida a digitalização com certificado digital para a conversão dos arquivos, é somente a partir desse procedimento definido em lei que os documentos adquirem o mesmo valor probatório das informações impressas. Os papéis físicos originais, portanto, podem ser destruídos desde que sejam seguidas as formalidades legais. A digitalização das informações, vale lembrar, deve se utilizar de meios adequados que garantam preservação dos dados. De acordo com a norma, esses devem ser protegidos por acesso, de modo a evitar alteração, uso indevido ou desautorizada destruição de documentos.

Quais são os benefícios da lei da digitalização às empresas?

São inúmeros os benefícios atribuídos pela lei da digitalização, especialmente para os administradores de empresa. Isso porque o armazenamento virtual facilita de maneira significativa a consulta e a gestão de arquivos, otimizando toda a rotina do negócio. Dentre as vantagens que o gestor poderá usufruir a partir da conversão das informações, estão:

• economia com impressões;
• otimização dos ambientes físicos;
• aumento da capacidade de armazenamento;
• segurança e preservação dos dados sigilosos.

A lei da digitalização de documentos constitui um importante passo para o reconhecimento dos arquivos digitais como igualmente válidos e com mesmo valor probatório para fins de direito. Por meio dela, os administradores passam a gozar de grandes benefícios gerenciais, além de adquirem maior segurança jurídica para a modernização de processos na empresa. E então? Gostou do nosso artigo? Para saber mais sobre a digitalização de documentos e conferir as possibilidades para o seu negócio, entre em contato com a nossa equipe!

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