Documentos sigilosos: como armazená-los com segurança?

Documentos sigilosos consistem naqueles que apresentam dados pessoais e funcionais a respeito da vida privada, honra, imagem, diagnóstico médico, ação judicial e intimidade de algum indivíduo. Sendo assim, saber guardar esses documentos é essencial para evitar maiores contratempos, uma vez que eles jamais podem ser divulgados de forma pública. 

Nesse sentido, é necessário ressaltar que uma empresa que trabalha com documentos de clientes, colaboradores e fornecedores precisa ter boas estratégias de armazenamento. Esses documentos apresentam informações críticas, e o armazenamento deles precisa ser prioridade em uma organização.

Continue a leitura e saiba mais sobre como armazenar documentos sigilosos com mais segurança!

Como os documentos se classificam? 

Os documentos sigilosos apresentam diferentes classificações. Saber quais são elas é fundamental para conseguir deixá-los em segurança. Confira! 

Informações dos clientes 

As empresas precisam saber armazenar os dados dos clientes, visto que eles são considerados documentos sigilosos. Isso envolve endereços residenciais, nomes, CPF, número de cartão de pagamento, e-mail, entre outros. Essas informações são alvos de ataques virtuais, por essa razão, é preciso que elas estejam seguras. 

Dados bancários 

Caso alguém consiga ter acesso às suas informações financeiras, poderá roubar sua identidade e criar contas e cartões de crédito com seu nome. Existem criminosos especializados em obter número de cartão de crédito, código de segurança de cartões e senhas bancárias. Logo, esses dados são considerados sigilosos e precisam ser armazenados de forma correta. 

Declarações fiscais 

Se você gerencia sua própria empresa ou contrata algum colaborador, ter os registros fiscais é uma obrigação legal. Dessa forma, ter todos os documentos e recibos devidamente organizados pode fazer toda a diferença durante a prestação de contas do negócio. 

Nesse sentido, é importante ressaltar que é exigido por lei armazenar todos os documentos fiscais e comprovantes por, pelo menos, cinco anos. Portanto, é preciso contar com um meio eficiente de deixá-los seguros. 

Contratos comerciais 

Os contratos são informações confidenciais da organização e dos clientes. Afinal, eles apresentam diversas informações pessoais, como nome do contratante, valor dos serviços prestados e o que foi recebido. 

Informações do colaborador 

As informações relacionadas aos funcionários precisam ficar em um local seguro, uma vez que apresentam nomes, números de seguridade social, endereços e informações bancárias. 

Qual a melhor opção para armazenar documentos sigilosos? 

Existem algumas formas de armazenar documentos, como guardá-los ou digitalizá-los. A digitalização de documentos sigilosos é uma das soluções mais eficientes para mantê-los seguros e longe de falhas humanas. 

Além disso, com esse método de armazenamento, o empreendedor consegue economizar um valor significativo com espaço, tempo e mão de obra. Saiba que não será mais necessário destinar colaboradores para cuidar dos arquivos e será muito rápido e prático encontrá-los. As salas utilizadas para guardá-los poderão ser destinadas a outras importantes atividades dentro do negócio. 

Até os funcionários mais experientes em arquivar os documentos podem gastar muito tempo em sua busca, especialmente quando são dados antigos. Saiba que essa demora pode ocasionar diversos contratempos para a instituição, já que os processos ficam parados.

Essa etapa pode ser otimizada se o funcionário realizar as buscas em um software. Ao fazer uma transferência dos dados para a nuvem, é possível organizá-los de várias maneiras e, assim, deixar a procura mais fácil.  

Um dos maiores benefícios em realizar a digitalização é a segurança proporcionada. Diversas situações ruins podem acontecer caso os papéis fiquem guardados, como incêndios. Ao armazenar os documentos sigilosos na nuvem, o único perigo que existe é o acesso não autorizado aos arquivos.

Mas as plataformas estão cada dia mais seguras e protegidas por senhas. Ainda, é válido ressaltar que os sistemas disponibilizam a realização de backup para conseguir recuperar quaisquer dados perdidos ou roubados. 

Atualmente, as empresas precisam apresentar um diferencial para conseguir se destacar no mercado e, dessa forma, potencializar suas vendas. Logo, uma maneira de fazer isso é a digitalização de documentos, uma vez que garante menos contratempos ao acessar os cadastros dos consumidores, o que proporciona maior agilidade durante o atendimento. 

Saiba que o administrador que tem o controle do software de gestão é informado sobre o momento em que as informações foram acessadas. Ao guardar os documentos em uma sala, essa tarefa só seria possível se um funcionário fosse pago para realizar o monitoramento do local. 

Ao deixar os documentos guardados durante muito tempo, é normal que eles comecem a perder a nitidez. O papel é frágil e pode ser rasgado com facilidade. Quando eles são digitalizados por ferramentas especializadas, esse processo não ocorre, e as imagens ficam nítidas. 

Sendo assim, deixar os documentos sigilosos em uma sala não é nada satisfatório para quem deseja garantir um atendimento de qualidade e um armazenamento de dados seguro. Quando as informações são guardadas nesse tipo de local, as chances de perda são grandes, o que pode afetar o desempenho da companhia na área de atuação. 

Quais as ações necessárias para armazenar os documentos com segurança? 

Para conseguir armazenar os documentos sigilosos com segurança, é preciso seguir algumas ações para que o processo seja eficiente e tenha bons resultados. Veja o que deve ser feito! 

Cuidar de dispositivos eletrônicos 

Ao digitalizar os documentos, eles ficam armazenados nos dispositivos eletrônicos de sua empresa. Para que o acesso ocorra de forma rápida e prática, é necessário cuidar desses dispositivos eletrônicos, uma vez que neles ficam salvas as senhas. 

Utilizar as configurações de segurança do G Suite

Para garantir a segurança dos documentos, é preciso utilizar as configurações do G Suite. Com elas, é possível deixar as informações da empresa mais protegidas contra possíveis hackers.

Quais os principais exemplos de documentos sigilosos?

Documentos sigilosos são todos aqueles que fornecem informações críticas sobre uma pessoa ou empresa. A seguir, apresentamos os principais deles.

• informações bancárias: dados financeiros devem ser muito bem guardados para evitar roubos em contas bancárias e até mesmo uso indevido do cartão de crédito;
• declarações fiscais: essas declarações facilitam os processos de auditoria ao mesmo tempo que agiliza uma eventual prestação de contas. De acordo com a legislação brasileira, esses documentos precisam ser guardados por, pelo menos, cinco anos;
• informações de clientes: nome, endereço, dados de cartão para pagamento etc. são apenas alguns exemplos de documentos pessoais que precisam ser guardados em um local seguro;
• dados dos colaboradores: além dos dados pessoais dos seus funcionários, há também informações comerciais sensíveis, como salários, termos de acordo, entre outros.

O que pode acontecer com uma má guarda de documentos sigilosos?

A empresa corre o risco de sofrer graves consequências se não fizer a guarda segura de documentos sigilosos. Isso acontece porque a exposição desses arquivos contribui para um aumento na possibilidade de fraudes e, inclusive, ataques virtuais.

Práticas criminosas como phishing se tornam ainda mais face de ocorrer, prejudicando a segurança e a idoneidade da empresa. Não podemos esquecer de mencionar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que veio para tornar ainda mais rigorosas as regras relacionadas à proteção de documentos sigilosos.

Qual a importância de ter um processo de guarda de documentos?

Não é nada fácil gerir uma quantidade grande de documentos em uma empresa. Tudo precisa ser minuciosamente analisado para evitar extravios. Nesse sentido, quando você conta com um processo eficiente de guarda de documentos, passa a ter alguns benefícios, como:

• preservação dos documentos: quando os documentos estão guardados em um local adequado, você não tem preocupações relacionadas a extravios por excesso de umidade, poeira etc.;
• maior organização: sempre que precisar de um documento, saberá exatamente onde ele está, reduzindo drasticamente a perda de tempo na hora de procurar pelos arquivos;
• redução de custos: com um processo eficiente de guarda de documentos sigilosos reduz o risco de eventuais problemas e, consequentemente, a necessidade de pagamento de multas e indenização, em caso de vazamento de dados de clientes, por exemplo.

Como um sistema GED pode ajudar na guarda desse tipo de documentos?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia focada na organização e armazenamento de documentos digitais.

O seu principal objetivo é contribuir para a redução do uso do papel e, claro, otimizar todo o processo de guarda de documentos sigilosos.

Além disso, esse sistema oferece muitas vantagens, como:

• controla melhor o fluxo de documentos;
• possibilita o acesso aos dados mesmo em modo offline;
• contribui para a transparência dos atos administrativos;
• organiza seus documentos em pastas;
• categoriza os documentos;
• normatiza os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de arquivos etc.

Como vimos, buscar meios de garantir a segurança dos documentos sigilosos é essencial. Isso porque não é nada satisfatório perder informações importantes a respeito do negócio, dos colaboradores e dos funcionários.

Essa situação pode proporcionar diversos problemas para a instituição. Por isso, é primordial ter cuidado e zelo e saber exatamente como armazenar documentos sigilosos. Para isso, é válido contar com as diversas ferramentas de armazenamento disponíveis no mercado. Elas ajudam a deixar esses dados mais protegidos contra ações de criminosos. 

Gostou do nosso post? Então, aproveite para descobrir as diretrizes da Lei da Digitalização de Documentos!

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