Gestão de documentos digitais: por que é necessário fazer?

Segura. Sustentável. Moderna. Assim é avaliada a gestão de documentos digitais. Essas características são comuns, porque em tempos em que o formato digital é mais do que presente, a digitalização também precisa ser algo comum nos ambientes corporativos. 

Essa ação é mais do que necessária, afinal já parou para pensar na quantidade de dados que uma empresa gera todos os dias, ao longo dos meses e durante um ano? São muitos! Então, entenda como a gestão de documentos digitais deve ser feita e porque ela tem as três características que foram mencionadas no primeiro parágrafo. 

Entenda no que consiste o termo gestão de documentos digitais

Em tempos em que a transformação digital está mais do que presente, as empresas precisam apostar em práticas modernas que tem como objetivo fazer com que usar a tecnologia seja uma aliada independentemente do porte da companhia. 

A gestão de documentos digitais nada mais é do que usar a tecnologia para que a companhia tenha a capacidade para: 

• armazenar

• organizar

• gerenciar 

O processo de armazenamento, organização e gerenciamento envolve todos os documentos que fazem parte do dia a dia e que podem ser desde um alvará de funcionamento, passando pelos contábeis e até autorizações que são necessárias para o desenvolvimento de determinada atividade

No entanto, todo esse gerenciamento que é feito de maneira eletrônica é submetido a alguns processos que tem início na digitalização de documentos e termina no armazenamento. 

Por que minha empresa precisa da gestão de documentos digitais?

É possível dizer que do mesmo jeito que a operação é fundamental para a empresa, a gestão de documentos deve ser avaliada da mesma maneira. Isso é necessário, porque quando se faz esse gerenciamento, os processos que envolvem diferentes papéis passam a ser padronizados.

Além disso, as empresas ainda passam a ser mais cuidadosas com a manutenção desses dados, pois elas precisam atender o que consta na Lei Geral de Proteção de Dados. 

Como são imprescindíveis para o bom funcionamento da empresa, esses dados não podem ser perdidos, por isso atualmente é mais do que necessário agir de forma preventiva.

Entenda como deve ser feita a gestão de documentos digitais

Agora, é preciso entender como o gerenciamento desses documentos deve ser feito a fim de garantir que todas as informações fiquem protegidas. 

Informações devem ser capturadas corretamente

O primeiro passo para fazer a gestão é promover a captura de todas as informações que estão no documento. Para isso, será preciso transformar o documento que é físico em um formato digital.

Essa é uma das fases da gestão de documento que vai exigir muita atenção e cuidado, porque posteriormente o item precisará estar disponível quando for necessário fazer uma pesquisa.

Arquivamento precisa ser feito de maneira correta

Um erro muito comum é salvar o mesmo documento em vários locais diferentes. No entanto, a boa gestão de documentos é aquela que faz o arquivamento em um único local, ou seja, no servidor central. Essa medida vai possibilitar que todos os que tiverem permissão acessem as informações quando for necessário. 

Documento precisa estar acessível

Após a digitalização, é fundamental que ele esteja acessível (mas somente para quem realmente precisa ter acesso), e de uma forma eficiente, evitando assim que os dados da sua empresa fiquem vulneráveis. 

Ainda que o documento em papel seja acessível, ele vai demandar muito tempo de buscas, diferentemente do digitalizado, pois na plataforma ideal ele é rapidamente identificado. 

Vantagens trazidas pela gestão de documentos para as empresas

É claro que em tempos em que a competitividade está cada vez mais acirrada, o que as empresas buscam são formas de serem mais eficientes e entregarem um melhor produto. Como consequência, elas vão conseguir se destacar e vencer a concorrência. 

Assim, entender quais são as vantagens que a gestão de documentos traz para sua empresa é necessária para apostar nesse recurso moderno e eficiente. 

• Profissionais produzem mais: Quem trabalha em um ambiente organizado, naturalmente produz mais. Assim, quando se faz o gerenciamento, os profissionais conseguem encontrar rapidamente o que precisam para fazer um orçamento, um projeto, uma proposta ou outro documento que seja necessário ao seu segmento.

• Tarefas são executadas com mais agilidade: quando se sistematiza os documentos, as atividades que são cotidianas são realidades com maior rapidez, porque todos os profissionais sabem onde encontrar o que precisam, assim sobra mais tempo para ações estratégicas.

• Informações são trocadas com maior eficiência: como se sabe onde está, fica mais fácil para os profissionais de áreas diferentes promoverem a troca de informações para a execução de estratégias. 

• Processos e procedimentos ganham padrão: quando se tem organização, a empresa vai conseguir acessar os documentos de forma padronizada. Assim, todas as ações serão mais seguras, porque só terão acesso a determinada informação quem realmente precisa evitando vazamentos e/ou alterações de dados. 

Como fazer a gestão de documentos digitais

Para que funcione a gestão em uma empresa, ela precisa adotar algumas práticas que deverão ser seguidas por todos a fim de gerir todos os documentos da melhor maneira possível. 

Para isso, será preciso ter um protocolo, ou seja, regras claras da forma como o armazenamento será feito. A adoção de nomenclaturas também vai contribuir para o arquivamento. 

O processo ainda vai requerer a realização de backup e antes mesmo de arquivar, a conferência precisa ser efetuada a fim de garantir que todas as informações foram preservadas. 

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