Conheça qual o risco da gestão inadequada de documentos
Autor
Roberto Gonçalves
As empresas conhecem qual o risco da gestão inadequada de documentos? Fato é que quando a gestão de documentos é feita de forma deficiente, a companhia tende a sofrer graves problemas.
Fato é que, quando se tem estratégias eficientes no gerenciamento de dados, as empresas conseguem se manter competitivas no mercado e se destacam frente à concorrência.
Para ajudar os gestores a desenvolverem ações eficientes, serão listados abaixo alguns riscos a que a empresa está sujeita quando a gestão não é executada da melhor maneira possível. Confira!
Gestão inadequada de documentos gera desorganização
Para começar listando qual o risco da gestão inadequada de documentos, vamos falar da desorganização. A manutenção de papéis organizados é sempre muito difícil quando várias pessoas têm acesso a eles.
Apesar das pessoas acreditarem que isso não seja um problema, a má gestão dos documentos é um problema grave, por diferentes fatores como:
documentos podem ser perdidos
papéis importantes podem ser arquivados em lugares errados
desorganização gera perda de dinheiro e tempo
causa confusão
As empresas que desejam se destacar em um mercado tão competitivo como o atual devem apostar em meios de inovar a sua gestão a fim de garantir ações que façam com que ela se destaque frente à concorrência e uma das alternativas de inovação é a gestão eletrônica de documentos.
A organização é um fator importante nesse processo, porque a companhia passa a contar com uma base em que os procedimentos são executados com
eficiência
transparência
atendimento de prazos
Além disso, todos os processos precisam ser sistematizados de forma eficaz a fim de possibilitar que eles sejam acessados sempre que for necessário. Sem contar que a desorganização ainda impacta no espaço físico e na presença de problemas como umidade, ácaros, entre outros.
Ao fazer uma gestão eficiente de documentos, a empresa terá a certeza de que seus clientes e os potenciais clientes prestarão atenção nas ações e vão apontar sua instituição como destaque. Por sua vez, os concorrentes buscarão imitar o que está dando certo.
Perda da credibilidade é mais um risco
A competição em todos os segmentos é alta. Tomar todo cuidado é pouco ainda mais quando o assunto é a gestão de documentos. Uma empresa precisa manter tudo devidamente organizado para fornecer as informações quando for solicitado por um acionista ou cliente.
A falta de organização e a demora na disponibilização do que foi solicitado faz com que a sua empresa perca a confiança e a crediblidade.
Por isso, quando se opta por uma gestão de documentos eficiente fica fácil atender a todos as solicitações e mostra que sua empresa é organizada e atende a todos os pedidos o mais rápido possível.
Empresas devem ter uma política de backups
A falta de uma política de backups pode ser considerada como um dos mais graves entre os riscos de uma gestão inadequada de documentos. Isso porque, atualmente, é fundamental que as empresas contem com um sistema eficiente de armazenamento e de cópias de segurança de arquivos.
A ausência da política de backups pode impactar diretamente nas atividades que vão trazer graves consequências no serviço que é entregue ao cliente.
Quando não se tem uma política, a sua empresa gasta mais com
impressão
papel
suprimentos para impressão
espaço interno para armazenar todos esses documentos
As empresas que apostam em uma gestão de documentos eletrônica, conseguem manter todos os documentos digitalizados e armazenados na nuvem. Essa medida dá maior segurança, pois só terá acesso aos documentos quem for devidamente autorizado e eles não vão se perder, diferentemente do que acontece em virtude da falta de organização.
Sem contar que ainda é possível alocar todos os arquivos em diferentes locais, o que vai garantir que caso algum erro aconteça, todos os documentos permaneçam seguros. No entanto, uma alternativa eficiente para manter todos os papéis físicos e digitais é a guarda de documentos, porque ela trabalha tanto com os físicos como digitais.
Qual o risco da gestão inadequada de documentos? Falta de controle de acessos
O manuseio de documentos importantes dentro de uma companhia é algo que faz parte do cotidiano. Por esse motivo, é fundamental que a empresa tenha muita atenção com relação a manutenção da segurança da informação.
Uma empresa que deseja saber qual o risco da gestão inadequada de documentos deve entender que permitir que todos tenham acesso a todos os documentos é um grave problema.
Isso porque, a falta de um controle rígido e ativo sobre o acesso aos diferentes documentos podem fazer com que sua empresa sofra com uma ruptura na segurança.
Por esse motivo, é imprescindível que seja criada uma política de controle de acesso. Por meio dessa ação, será possível que cada usuário tenha uma senha e seja liberado somente as informações que ele precisa ter acesso.
Além disso, faz-se necessário ainda que os profissionais tenham certificação digital e as credenciais que autorizem o acesso a ambientes onde estão os documentos considerados sensíveis.
Tudo isso é necessário, principalmente porque está em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Problemas com o cumprimento de normas legais
Quando uma empresa não consegue fazer uma gestão adequada de documentos, ela não atende a legislação vigente. Com isso, ela deve estar em conformidade com as leis que determinam que os documentos precisam ser tanto manipulados como preservados conforme as regulamentações.
Assim, quando a gestão é inadequada a empresa sofre com problemas financeiros e judiciais.
Para evitar essa situação desagradável, a companhia precisa fazer com que todos os processos sejam uniformizados em todos os departamentos e, ainda, precisa atender todas as regulamentações para que problemas com a justiça não aconteçam devido a falta de transparência.
Conte com a eBox para fazer a gestão correta dos documentos
Agora que já sabe qual o risco da gestão inadequada de documentos, é preciso contar com quem faz a gestão dos documentos da sua empresa de forma eficiente, como é o caso da eBox.
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