Guarda de documentos: como funciona e por que escolher esse serviço?

A guarda de documentos é um processo vital para a organização e segurança das informações empresariais. 

Com o crescimento contínuo do volume de dados gerados diariamente, torna-se crucial implementar práticas eficientes para armazenar, proteger e gerenciar esses documentos. 

Neste artigo, exploraremos a importância da guarda de documentos, seus benefícios, as melhores práticas e como a tecnologia pode ajudar sua empresa a manter a integridade e acessibilidade dos seus arquivos.

O que é guarda de documentos?

A guarda de documentos refere-se ao armazenamento seguro de documentos físicos e digitais. 

Esse processo inclui a organização, arquivamento e proteção de registros empresariais importantes, garantindo que eles estejam acessíveis quando necessário e protegidos contra danos ou perdas. 

A guarda de documentos pode ser realizada internamente, utilizando espaço e recursos próprios da empresa, ou externamente, através de serviços especializados de armazenamento.

Importância da guarda de documentos

A guarda adequada de documentos é fundamental para a continuidade dos negócios, conformidade regulatória e eficiência operacional. 

Empresas de todos os tamanhos e setores precisam gerenciar uma variedade de documentos, desde contratos e relatórios financeiros até registros de funcionários e documentos legais. 

A falta de um sistema de guarda eficaz pode resultar em perda de dados, não conformidade legal e impactos negativos na produtividade.

Benefícios da guarda de documentos

Os principais benefícios da guarda de documentos são:

Segurança da Informação

A guarda de documentos garante que informações confidenciais e sensíveis estejam protegidas contra acessos não autorizados, roubo, incêndio e outros riscos. 

Empresas especializadas em armazenamento de documentos oferecem soluções avançadas de segurança, incluindo vigilância 24 horas, controle de acesso e sistemas de prevenção contra incêndio.

Economia de espaço

Armazenar documentos em instalações próprias pode ocupar um espaço significativo que poderia ser utilizado para outras atividades produtivas. A guarda externa de documentos permite que as empresas liberem espaço físico em seus escritórios, promovendo um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.

Acesso facilitado e organização

Um sistema eficiente de guarda de documentos permite que as empresas localizem e acessem rapidamente as informações de que precisam. 

Documentos bem organizados facilitam a recuperação de dados e melhoram a eficiência dos processos internos, reduzindo o tempo gasto na busca por arquivos.

Conformidade legal

Manter registros adequados é uma exigência legal para muitas empresas, especialmente em setores regulamentados como saúde, finanças e jurídico. 

A guarda de documentos ajuda as empresas a cumprirem essas exigências, garantindo que os documentos sejam armazenados segundo as normas vigentes e estejam disponíveis para auditorias e inspeções.

Processos para a guarda de documentos

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A guarda de documentos ocorre por meio dos seguintes processos:

Avaliação e classificação

O primeiro passo para uma guarda eficaz de documentos é a avaliação e classificação dos arquivos existentes. Isso envolve identificar quais documentos precisam ser armazenados, por quanto tempo e em qual formato (físico ou digital). A categorização correta facilita o acesso e a gestão dos documentos ao longo do tempo.

Digitalização e indexação

Para documentos físicos, a digitalização é uma prática recomendada. Transformar documentos físicos em digitais não só economiza espaço, mas também facilita a organização e o acesso. 

A indexação dos documentos digitalizados, utilizando metadados como data, tipo de documento e palavras-chave, melhora a busca e recuperação de informações.

Escolha de soluções de armazenamento

Empresas podem optar por armazenar seus documentos internamente ou contratar serviços externos especializados. 

Armazenamento interno pode ser adequado para documentos menos volumosos e menos sensíveis, enquanto serviços externos são recomendados para grandes volumes de dados e documentos que requerem altos níveis de segurança.

Implementação de políticas de retenção

Estabelecer políticas claras de retenção de documentos é crucial. Essas políticas definem por quanto tempo diferentes tipos de documentos devem ser mantidos e quando podem ser descartados de forma segura. 

A implementação de uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ajuda a gerenciar o ciclo de vida dos documentos, garantindo conformidade com as exigências legais.

Segurança e backup

Garantir a segurança dos documentos armazenados é fundamental. Isso inclui o uso de sistemas de controle de acesso, criptografia para documentos digitais e medidas de prevenção contra incêndio e outras ameaças para documentos físicos. 

Além disso, backups regulares são essenciais para garantir a recuperação de dados em caso de perda ou dano.

Como a eBox Digital pode ajudar

A eBox Digital oferece uma gama completa de serviços para a guarda de documentos, garantindo segurança, organização e acessibilidade das informações. Com certificação ISO 27001 e ISO 27701, a eBox Digital garante a conformidade com os mais altos padrões de segurança da informação.

Serviços Oferecidos pela eBox Digital:

• Armazenamento Seguro: Instalações equipadas com sistemas avançados de segurança e monitoramento 24 horas.

• Digitalização de Documentos: Transformação de documentos físicos em digitais com alta qualidade, utilizando tecnologia OCR para indexação e busca fácil.

• Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Soluções de GED que permitem acesso controlado e seguro aos documentos digitalizados.

• Consultoria em Gestão Documental: Serviços de consultoria para ajudar as empresas a implementar práticas eficientes de gestão e guarda de documentos.

A Importância da sustentabilidade na guarda de documentos

A sustentabilidade é uma preocupação crescente em todas as áreas empresariais, incluindo a guarda de documentos. A digitalização de documentos contribui para a redução do uso de papel, promovendo práticas mais sustentáveis dentro das empresas.

Redução do uso de papel

A digitalização e o armazenamento eletrônico de documentos ajudam a reduzir significativamente a dependência de papel, economizando recursos naturais e reduzindo o impacto ambiental.

Práticas sustentáveis de armazenamento

Empresas que optam por serviços externos de guarda de documentos devem considerar fornecedores que adotam práticas sustentáveis, como o uso de energia renovável e a implementação de programas de reciclagem.

A guarda de documentos é uma prática essencial para a segurança, conformidade e eficiência operacional das empresas. 

Implementar processos robustos e utilizar tecnologias avançadas para o armazenamento e gestão de documentos pode transformar como as empresas lidam com suas informações. A eBox Digital oferece soluções completas para garantir que seus documentos estejam sempre seguros e acessíveis, ajudando sua empresa a alcançar novos patamares de eficiência e organização.

A eBox Digital é a solução que você procura para a guarda de documentos

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