Métodos de arquivamento: conheça as melhores opções
Autor
Roberto Gonçalves
Felizmente, existem diferentes métodos de arquivamento. Cada um deles foi desenvolvido com o foco de fazer com que o processo de arquivamento de documentos seja mais efetivo dentro do contexto empresarial.
Nosso objetivo neste texto é apresentar alguns dos métodos de arquivamento que estão disponíveis, como é feita a escolha de método de arquivamento e as técnicas de arquivamento. Confira!
Entenda o arquivamento de documentos
No entanto, antes mesmo de falar dos métodos de arquivamento, é preciso entender no que consiste o arquivamento de documentos.
A ação de arquivar documentos nada mais é do que promover a digitalização de documentos que ainda estão físicos e transferir todos esses arquivos para um sistema que vai permitir que eles fiquem devidamente guardados e sem que isso gere um custo excessivo para a empresa.
Além de digitalizar documentos, dá ainda para promover a organização do acervo por meio da catalogação e organização de documentos que não são mais tão necessários no dia a dia. Com isso, tudo vai ficar muito mais fácil para que os colaboradores encontrem as informações que ainda estão físicas ou que já foram digitalizadas.
A medida visa traz alguns benefícios para as empresas que são:
processos mais ágeis
informações importantes estão devidamente armazenadas
organização funciona de forma sustentável
ambientes ganham espaço, pois estão livres daquelas caixas cheias de documentos empilhadas em todos os cantos.
Quais são os métodos de arquivamento?
Após ter entendido o que é o arquivamento de documentos, é hora de conhecer quais são os métodos de arquivamento disponíveis.
Abaixo, vamos trazer os quatro métodos de arquivamento de documentos que são os mais comuns e também básicos, mas que tem sua importância para fazer com que o cotidiano de uma empresa fique muito mais organizado e prático. Confira!
Método alfabético
O método de arquivamento que recebe o nome de método alfabético leva em consideração o alfabeto na hora de fazer a organização de todos os papéis que precisam ser guardados. Essa consulta pode ser classificada como mais intuitiva, porque a forma de alocar o documento levará em consideração o nome do documento.
Neste caso, porém, o mais importante é saber qual é o nome do documento para arquivar no lugar certo. Apesar de ser prática, essa medida precisa de uma padronização, pois em uma empresa é comum a grande quantidade de itens e, ainda, a grafia que varia.
Para que o método de arquivamento alfabético seja mais efetivo, a dica é fazer uso de cores e letras. Este processo, que recebe o nome de Variadex, pode ainda ser melhorado quando os documentos são subdivididos por categorias e a ordem alfabética continua sendo o padrão para a guarda dos itens.
Numérico
Uma outra opção de método de arquivamento é o numérico. Neste caso, será necessário a atribuição de um número a cada documento, seguindo a ordem. Contudo, existem três maneira de fazer uso deste método que são:
Simples: após classificar cada item, como escrituras, por exemplo, a cada uma será atribuído um número seguindo a ordem. Se, por algum motivo, o documento for descartado, ele poderá ser utilizado novamente para o arquivamento de uma outra escritura.
Cronológico: nesta variação, o que é levado em conta são as datas como por exemplo: 30/10/2024. Esses números são muito comuns em documentos financeiros e em outros arquivos que têm a data como um fator de relevância na hora da busca. Há também a possibilidade de usar somente a data, sem nenhum outro número.
Dígito-terminal: em grandes volumes, a variação dígito-terminal é indicada, porque serão usados grupos de números. Neste caso, será preciso recorrer a formação de pares numéricos que devem ser lidos da direita para a esquerda.
Geográfico
Este método de arquivamento vai levar em consideração o local onde foi criado ou onde ele foi emitido. No entanto, este método também pode ter duas variações. Confira!
1º norma do método geográfico: Se o item a ser levado em consideração for o estado ou o país onde o documento foi criado, será preciso fazer a armazenado levando em consideração a ordem alfabética. Nesta variação, é preciso, independentemente da letra que comece, iniciar a lista pelas capitais, porque a procura sempre é mais comum nas cidades grandes
2º norma do método geográfico: já nesta variação que não leva em consideração o estado ou país, será preciso considerar o nome da cidade, respeitando a ordem alfabética e sem colocar as capitais no início.
Ideográfico
O ideográfico, que também é chamado de temático, vai levar em consideração os assuntos que são tratados nos documentos. Para isso, é preciso classificar seguindo algumas variações como:
Classificação decimal: fazendo uso de códigos numéricos e de uma divisão que pode ser até 10 classes, quando elas acabam, uma nova divisão é feita, até que novos subgrupos sejam criados.
Dicionário: nessa subdivisão é levado em consideração apenas a ordem alfabética, sem levar em conta assuntos que têm alguma relação ou áreas específicas.
Duplex: se a opção for pela duplex, será preciso criar um código usando números para separar tanto os assuntos que classificados como principais como os que têm relação, de forma que seja construída uma hierarquia, formando uma lógica que se assemelha ao enciclopédico que será explicado abaixo.
Enciclopédico: como em uma enciclopédica que nem é algo tão usual ultimamente, mas essa separação consiste em definir temas básicos que depois podem ser subdivididos em vários assuntos, até formar subgrupos.
Unitermo ou indexação coordenada: cada documento recebe em número que deve seguir a ordem crescente, levando em consideração o arquivamento.
Como é feita a escolha de método de arquivamento?
Mais do que conhecer as técnicas de arquivamento e os métodos, é preciso saber como é feita a escolha de método de arquivamento, pois esse fator é fundamental a fim de fazer com que todos os papéis que estão guardados tenham sido submetidos a uma ordem lógica que fará com que, sempre que necessário, qualquer pessoa seja capaz de achar.
Acima, mencionamos alguns dos métodos de arquivamento que são os mais comuns, porém como é feita a escolha de método de arquivamento. Fato é que em uma empresa, não há como fazer como nas bibliotecas que são locais em que há uma padronização de organização universal.
Nas empresas, o método de arquivamento a ser escolhido vai exigir um estudo da equipe responsável, mas sem deixar de lado dois elementos fundamentais que são: a natureza dos documentos que precisam ser arquivados e a empresa que a empresa tem nesse processo de organização.
Confira abaixo alguns fatores que devem ser considerados por sua empresa antes mesmo de optar por um ou outro entre os métodos de arquivamento disponíveis.
Processos e procedimentos da empresa precisam ser analisados
Para saber como é feita a escolha de método de arquivamento em uma empresa, é fundamental que sejam analisados todos os processos e procedimentos que compõem o dia a dia.
Além dos processos e procedimentos, as atividades que são executadas também merecem uma atenção especial, pois todos eles é que vão apontar como os documentos são gerenciados pela empresa.
Atenção ao prazo em que as ações do Fisco são realizadas
Tem alguns segmentos que recebem atividades de fiscalização do Fisco de forma frequente e, quanto mais rápido todos os documentos são entregues, mais rapidamente a fiscalização chega ao fim.
Por isso, é fundamental que o método de arquivamento escolhido seja aquele que leva em consideração a data da competência, ou seja, o período a que faz referência e não quando a data em que o pagamento foi feito.
Quando se opta pelo método de arquivamento que classifica usando o período, a empresa consegue fazer um agrupamento de todos os documentos que dizem respeito àquele período.
Com isso, a empresa consegue ter maior facilidade para encontrar todas as informações que estão sendo solicitadas e evita sofrer com sanções e/ou multas por atraso ou por não entregar o que foi pedido durante a fiscalização.
Empresa pode ter diferentes métodos de arquivamento
Cada empresa tem as suas particularidades que podem ser comparadas ao DNA de uma pessoa que é único. Sendo assim, não há como escolher apenas um método de arquivamento, porque é preciso levar em conta qual é a natureza dos documentos que são comuns e, ainda, a estrutura que a organização possui.
Devido a isso, é possível que em algumas situações seja necessário recorrer a numeração em sequência, já em outros levar em consideração a data da competência e, em outros, a natureza do assunto.
Quais são os benefícios que os métodos de arquivamento oferecem para as empresas?
Ao longo do texto, falamos sobre o que é o arquivamento de documentos, os métodos de arquivamento e, ainda, como é feita a escolha do método de arquivamento, mas além disso, quem tem uma empresa certamente quer saber quais são os benefícios que toda essa gestão de documentos traz. Por isso, conheça alguns!
Processos mais ágeis
A adoção de métodos de arquivamento no contexto empresarial faz com que os processos fiquem mais ágeis. Isso vai acontecer, porque quando se faz uma gestão de documentos adequada, o processo de arquivamento leva em consideração tanto a natureza como a necessidade.
Por exemplo: quando falamos em documentos sigilosos, eles devem não só estar em um local seguro com monitoramento, mas o local ainda deve ter um sistema com criptografia ou, ainda, um cofre que seja de difícil acesso, tudo isso para que o risco de roubos de dados e de invasões diminua.
Por sua vez, os documentos que precisam ser consultados quase diariamente, podem permanecer em locais de fácil acesso para facilitar toda a rotina. Como exemplo nesta situação é possível citar o Departamento de Recursos Humanos de uma empresa que precisa recorrer a contratos de trabalho diariamente.
A maneira de facilitar a rotina é deixar que esses documentos fiquem fáceis de serem acessados, podendo já ter sido digitalizado como ainda estar físico. Assim, os profissionais não vão perder tempo em busca desses papéis.
Custos reduzidos
Em tempos em que as coisas estão cada vez mais caras, um dos benefícios dos métodos de arquivamento é a redução de custos, porque com processos mais eficientes, a empresa não só vai gastar menos como fará ainda com que a produção seja mais efetiva e em menos tempo.
Com a gestão dos documentos, toda a equipe está apta para executar várias ações sem que seja necessário um alto investimento. Isso vai desde a quantidade de cópias que precisam ser impressas até o armazenamento que faz uso de recursos tecnológicos que vem para contribuir com a empresa.
Segurança jurídica está garantida
Em tempos de LGPD e de outras leis que estão em vigor, a empresa precisa atuar dentro da lei. Assim, a manutenção de todos os documentos é fundamental para que tanto a empresa quanto os seus colaboradores fiquem seguros.
Por isso, é fundamental não só guardar as folhas de pagamento, como comprovantes de pagamento e muitos outros documentos. A escolha certa dos métodos de arquivamento faz com que todos esses arquivos fiquem devidamente guardados e, sempre que foram necessários, estejam disponíveis.
No entanto, mais do que guardar de forma eficiente, é importante que eles estejam assinados e carimbados e os digitais possam ter sua autenticidade comprovada por meio da assinatura eletrônica.
eBox é a melhor solução para que as técnicas de arquivamento sejam eficientes em sua empresa
Em tempos em que o metro quadrado tem ficado cada vez mais caro e que os papéis têm ocupado muito espaço, a aposta na guarda de documentos de forma digital é a maneira mais eficiente de puder focar no seu core business e manter todos os papéis guardados.
Ao contar com a nossa solução para guardar documentos, a empresa está segura, tem redução de custos e mantém tudo organizado em um único lugar. Sonho? Não, realidade com a eBox.
