Onboarding digital: como implementar no seu RH?

O onboarding digital se refere ao processo de integração de novos funcionários contratados para trabalhar em uma empresa por meio do uso de ferramentas e tecnologias digitais. Antes da data de início do novo colaborador, os gestores do departamento de Recursos Humanos (RH) investem o seu tempo na preparação e no planejamento das seleções e recrutamentos.

Além disso, se preparam para integrar os novos talentos aos times. Os profissionais do RH criam uma lista de documentos necessários para realizar o processo. As ferramentas digitais como softwares, sistemas de gestão e plataformas de comunicação são selecionadas ou customizadas para facilitar o processo de integração dos iniciantes.

Neste post, forneceremos uma visão geral de como a integração digital normalmente funciona. Confira! 

Como funciona o onboarding digital?

Com os processos do onboarding digital, os novos funcionários recebem formulários, contratos, políticas e outros arquivos digitais de integração por e-mail ou por um portal online. Esses documentos podem ser assinados eletronicamente com o auxílio das soluções de assinatura eletrônica que conferem validade legal às contratações.

Treinamentos virtuais

Os novos talentos participam de treinamentos e recebem orientações online, assistem a vídeos, participam de webinars ou cursos interativos para conhecer melhor a cultura, os valores, as políticas, os procedimentos internos e as responsabilidades profissionais que vão assumir na empresa. 

As sessões de orientação virtual podem ser conduzidas por meio de ferramentas de videoconferência para dar as boas-vindas aos novos contratados.

Configuração de tecnologias

Os gestores podem fazer chamadas de vídeo para apresentar os principais membros da equipe ou fornecer uma visão geral da estrutura e dos objetivos da organização. Os colaboradores do departamento de TI configuram as ferramentas digitais, sistemas, contas e permissões para novos talentos. Eles preparam e-mails ou plataformas utilizadas, aplicativos de software e liberam acesso à rede.

Comunicação e feedback

A comunicação ocorre pelos canais digitais, e-mail, mensagens instantâneas, plataformas tecnológicas de colaboração e portais do RH. Esses recursos são usados para se comunicar com outros funcionários, receber atualizações sobre a contratação, responder perguntas e receber feedback durante o processo de integração. É possível fazer reuniões virtuais e avaliações de desempenho para avaliar o progresso dos novos colaboradores.  

Quais seus benefícios?

O onboarding digital traz muitas vantagens, agiliza as tarefas administrativas, o preenchimento de formulários, a assinatura de documentos e configuração dos sistemas de tecnologia. Consequentemente, há uma economia significativa do tempo das equipes de RH que podem se concentrar em atividades mais estratégicas ou significativas. Veja a seguir outros benefícios desse tipo de integração:

• redução de custos com a eliminação dos processos baseados em papel, impressão e trabalho manual dos métodos tradicionais;
• acessibilidade dos materiais de integração, módulos de treinamento, políticas da empresa e outros recursos que permanecem acessíveis de qualquer lugar;
• garantia de uma experiência padronizada e consistente para todas as novas contratações;
• manutenção da conformidade com as políticas, regulamentos e padrões da empresa;
• fluxos de trabalho automatizados e ferramentas de comunicação digital que aceleram o processo e permitem que os talentos se tornem produtivos mais rapidamente;
• comunicação facilitada entre equipes de RH, gestores, mentores e novos contratados;
• experiências interativas de integração que promovem o envolvimento, a colaboração e a conexão entre funcionários.

Como implementar no seu RH?

A implementação do onboarding digital no setor de RH requer a realização de algumas etapas importantes para assegurar a transição dos métodos tradicionais para a integração com ferramentas digitais. Comece avaliando os processos atuais da sua organização, os métodos de treinamento, canais de comunicação e sistema GED. Defina objetivos e metas para simplificar as tarefas administrativas.

Entendeu como implementar onboarding digital no seu RH? Alinhe as iniciativas de integração e selecione as ferramentas digitais necessárias para atender às suas necessidades. Desenvolva materiais para realizar os processos de contratação, por exemplo, questionários, pesquisas e tours virtuais envolventes para aprimorar a experiência dos usuários e promover a retenção do aprendizado. 

Ainda tem dúvidas sobre como agilizar os processos de seleção e recrutamento? Faça a leitura do próximo artigo que aborda RH estratégico e gestão de documentos!

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