4 motivos para terceirizar a guarda de documentos na sua empresa
Os funcionários da sua empresa perdem um tempo precioso procurando documentos importantes. Quando os encontram, é comum que os papéis estejam danificados, sujos ou amassados.
Também é normal constatar que partes do arquivo foram perdidas. Como não há controle de acesso, é impossível encontrar o responsável pelo problema. Além desse cenário, já complicadíssimo, a sala de armazenagem começa a apresentar umidade e mofo. O que fazer?
Se uma ou mais dessas situações já é realidade na sua empresa, chegou a hora de terceirizar a guarda de documentos. Saiba por que neste post. Confira!
1. Entenda o que é a guarda de documentos
Documentos físicos estão sujeitos a condições que podem danificá-los e, com o tempo, torná-los inutilizáveis. Poeira, mofo e umidade, por exemplo, podem comprometer arquivos importantes. O resultado é a perda de informações valiosas.
Dessa forma, contratar o apoio de uma empresa especializada, com adoção da
guarda eletrônica de documentos, permite a conservação de papéis em um bom estado para consulta e manuseio.
Assim, seja para o cumprimento de regras trabalhistas e tributárias, seja para salvar dados relevantes para a tomada de decisão do seu negócio, optar pela guarda de documentos é uma medida preventiva que pode trazer excelentes benefícios para a empresa — como você verá a seguir.
2. Garanta a segurança dos arquivos
Documentos mal guardados ou sem controle de acesso podem ser perdidos ou utilizados
sem autorização. Com o apoio de uma empresa especializada, é possível manter a integridade do material em um ambiente propício para esse fim, sem a ocorrência de umidade e poeira.
Além disso, a digitalização do material e a utilização de um software para acessá-lo possibilita restringir o acesso por hierarquia. Dessa maneira, papéis mais importantes são acessados apenas pela alta gerência e não correm risco de cair em mãos erradas.
3. Reduza despesas
A terceirização da guarda de documentos contribui para reduzir despesas administrativas da empresa. A digitalização do material de consulta, por exemplo, possibilita a redução imediata de cópias e impressões.
Despesas provenientes da perda de documentação também são extintas. Esse valor pode ser bem significativo, em casos de disputas judiciais.
Diversos arquivos trabalhistas e fiscais precisam ser guardados durante
determinado período, por obrigação legal. Caso o período não seja observado, a empresa pode arcar com pesadas multas.
4. Agilize os processos da empresa
Localizar os documentos com agilidade é um desafio para setores que lidam com muitos papéis, como o de
Recursos Humanos. Esse problema pode ser resolvido com o sistema de localização fornecido pela empresa de gestão documental. Essa ferramenta reduz o tempo de procura e garante a rastreabilidade de tudo o que está armazenado.
A gestão eletrônica possibilita que o tempo utilizado para a localização de arquivos seja empregado em benefício do negócio. O resultado é a redução das atividades burocráticas e, assim, o emprego da mão de obra em atividades-chave da empresa.
Terceirizar a guarda de documentos é uma excelente alternativa para reduzir despesas, agilizar processos e evitar que a força de trabalho perca muito tempo em atividades burocráticas. Aliados à gestão eletrônica, os procedimentos ganham ainda mais segurança. Tal organização é fundamental para manter sua empresa funcionando normalmente e focada nas atividades que trazem valor para seu negócio.
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