Como organizar arquivo morto: guia completo com dicas práticas
Autor
Roberto Gonçalves
Saber como organizar arquivo morto é imprescindível, afinal estamos falando de papéis que têm total relação com a empresa e, mesmo que, aparentemente, não tenham mais utilidade, é preciso mantê-los a fim de cumprir o que determina a lei de Temporalidade dos Documentos.
O que é e para que serve o arquivo morto (permanente)?
Como mencionado acima, o arquivo morto consiste em documentos que não são mais empregados nas atividades de rotina da empresa, mas precisam ficar guardados por um tempo determinado.
Mesmo não sendo tão relevantes no cotidiano, eles são guardados com base na tipologia de arquivos, porque são detentores de:
Informações classificadas como sensíveis;
Dados históricos;
Registros que podem ter valor contábil, fiscal ou jurídico.
Geralmente, eles são armazenados em caixas ou de forma digital e/ou em sistemas que fazem toda a gestão de documentos. Fazer a classificação dos documentos é fundamental não só em arquivos digitais, como também serve para quem deseja saber como organizar arquivo morto em caixas.
Por que é importante organizar o arquivo morto da sua empresa?
Uma empresa não deve só saber como manter organizado seu arquivo morto, mas também como organizar arquivos que são usados quase que diariamente, pois tal fator vai dar segurança jurídica e financeira. Isso acontece porque, ao atender todos os prazos legais que são definidos na legislação, será possível andar conforme a lei, evitando assim penalidades e multas.
E, mais do que isso, ainda faz com que sua empresa tenha uma defesa ainda mais fortalecida diante da realização de auditorias ou de litígios legais.
Outro ponto do porquê manter o arquivo morto da sua empresa organizado é justamente permitir que os papéis cruciais sejam recuperados de forma ágil a fim de auxiliar nas operações, pois eles são:
Contratos antigos;
Dados históricos do setor financeiro;
Acordos legais.
Mais um benefício de saber como organizar arquivo morto é poder dar agilidade aos processos internos e, ainda, tornar fácil a resposta diante de consultas ou solicitações que forem recebidas, evidenciando assim que a empresa conta com eficiência operacional. Ao demonstrar isso, sua empresa agrega valor e aumenta sua credibilidade.
Como organizar o arquivo morto?
Agora, vamos elencar todas as etapas para que fique fácil o processo de organização do arquivo. É importante saber como organizar arquivo morto em caixas, mas também de forma digital.
Faça um planejamento
O primeiro passo para quem busca informações sobre como organizar arquivo morto é a confecção de um planejamento. Isso porque, é nesta primeira etapa que será definido o que precisa ser arquivado e pelo tempo necessário e o que já pode ser colocado para descarte.
É no planejamento que será preciso ainda pensar em como organizar arquivo morto em caixas, pois é necessário pensar na disposição delas podendo ser em estantes ou armários. Tal preocupação é necessária já pensando na organização do espaço.
Classifique os documentos em categorias
Como organizar arquivo morto passa pela classificação dos documentos em diferentes categorias e isso não se restringe apenas aos documentos físicos, é preciso fazer isso com os digitais também.
É possível fazer a classificação considerando alguns fatores como:
Ano em que foi emitido;
Qual é a natureza do documento;
Por setor;
ou qualquer outra categoria, se for pertinente aos documentos que precisam ser guardados.
O ideal é que a classificação seja bem objetiva, pois isso vai tornar o processo de busca eficiente.
Treine os colaboradores e defina as regras
Vencidas as etapas anteriores, é preciso dar treinamento adequado para os colaboradores para que eles entendam todas as categorias em que os documentos estão divididos. Além disso, é importante ainda que o acesso seja limitado, pois isso vai manter a organização.
Escolha o melhor local de armazenamento.
O melhor local de armazenamento para todos esses documentos é aquele que dá toda a segurança necessária e que está livre de perigos como:
Infiltrações;
Inundações;
Incêndios;
Danos gerais.
Esse ponto de atenção é necessário, porque existem documentos que têm prazo de validade, mas há também aqueles que precisam ser guardados a vida inteira.
Faça um projeto
O projeto na confecção de um arquivo morto nada mais é do que criar uma forma de organizar e guardar toda a papelada que não é mais usada todos os dias, todavia ainda precisa ficar armazenada.
Crie uma rotina de organização
A rotina de organização em um arquivo morto deve ser diária a fim de impactar nas operações, pois um pequeno erro pode comprometer as ações.
Por isso, é fundamental que o local seja arrumado diariamente, por meio da criação de uma cultura que mostre que toda vez que algo for tirado do lugar, ele deve ser colocado imediatamente no mesmo lugar após ser usado.
Busque uma empresa especializada
Contar com o conhecimento de uma empresa especializada para cuidar do arquivo morto e organizá-lo vai fazer com que todos os documentos permaneçam em segurança e o espaço físico da empresa seja otimizado. Isso vai acontecer, porque o arquivamento de documentos deixa de ser na sede ou na filial e acaba sendo enviado para outro lugar.
Como fazer uma boa gestão de arquivo morto?
A boa gestão de um arquivo morto passa por alguns fatores, como:
Organização dos documentos: aqui, eles precisam ser identificados, classificados, separados, colocados em pastas e indexados. Além disso, é fundamental evitar que os papéis fiquem em contato. Para isso, é preciso acondicioná-los em plásticos ou pastas. Nesta etapa, ainda é preciso evitar que eles estejam sujeitos à umidade e à luz direta.
Prazos de retenção: a gestão ainda passa por uma definição clara de prazos para que os papéis fiquem guardados.
Descarte: a boa gestão ainda passa pelo descarte, porque, vencido o prazo, os documentos deverão ser triturados e, posteriormente, encaminhados para que sejam reciclados, tendo como base o que determina a legislação.
Como a tecnologia é uma aliada nesse processo?
A tecnologia é uma aliada nas mais diferentes áreas e na organização do arquivo morto não é diferente, porque ela veio trazendo sistemas que fazem o gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Isso porque o sistema faz a administração dos documentos de forma digital, incluindo desde a sua criação até o arquivamento, passando ainda pelas etapas chamadas de intermediárias, que são:
Distribuição;
Armazenamento;
Recuperação.
No cotidiano marcado pela correria em todos os segmentos empresariais, a solução é imprescindível, pois com ela, é possível ter de forma rápida as informações necessárias e, ainda, garante que a gestão de recursos seja feita de forma eficiente, fatores que são fundamentais para o sucesso de uma empresa.
Como a eBox Digital pode ajudar com isso?
A eBox é a solução para as empresas que não sabem mais como agir com o seu arquivo, porque ela disponibiliza o GED, fazendo com que as empresas se livrem de uma vez por todas dos seus arquivos físicos, mas não eliminando e sim apostando em uma outra solução que é a guarda de documentos.
Além de não precisar mais lidar com os documentos físicos, o GED ainda centraliza o armazenamento de documentos, faz a digitalização dos papéis e garante a indexação, que é a garantia de que os usuários vão encontrar o que buscam em questão de segundos.
Sem contar que, com o sistema da eBox, é possível fazer o controle de acesso, garantindo assim a conformidade e a segurança da informação. Com tantas vantagens, pare de buscar diferentes formas para entender como organizar arquivo morto e entre em contato para ter em sua empresa a guarda de documentos e o GED!
